มีระบบจึงมีระเบียบ

หลายท่านอาจคุ้นเคยกับระบบ ISO ย่อมาจาก International Standard Organization เป็นระบบคุณภาพ ที่หลายองค์กรนิยมขอใบรับรองกัน

 

ใบรับรองที่ได้มาข้างต้น มิได้รับประกันว่าผลผลิตที่ได้ออกมาจะมีคุณภาพ หากแต่เป็นการรับรองว่าระบบที่ใช้นี้มีคุณภาพ ซึ่งตามหลักแล้ว เมื่อเหตุดี ผลก็ควรจะดี จึงเป็นที่เข้าใจได้ว่า หากระบบดีมีคุณภาพแล้ว ผลผลิตที่ได้ก็ควรจะมีคุณภาพตามไปด้วย ซึ่งในขั้นตอนการขอใบรับรอง จะต้องมีการตรวจระบบที่มีว่า สอดคล้องกับข้อกำหนดของ ISO หรือไม่

 

ดังนั้น จึงสังเกตได้ว่า องค์กรที่ประสบความสำเร็จจึงมักมีระบบที่ดี เพราะการมีระบบที่ดีย่อมทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพ ลดค่าใช้จ่ายเนื่องจาก Waste ในด้านต่าง ๆ เช่น ระยะเวลา การแก้ไขงาน ฯลฯ นอกจากนี้ หากเกิดความผิดปกติขึ้น ก็จะแสดงอาการของปัญหาปรากฏให้เห็น เพื่อทำการแก้ไขและป้องกันได้ทันท่วงที ก่อนจะลุกลามเป็นปัญหาใหญ่

 

ยกตัวอย่างเช่น ในการควบคุมงานก่อสร้างของที่ปรึกษางานก่อสร้าง หากปราศจากระบบที่ดี ย่อมไม่สามารถควบคุมงานก่อสร้างให้ออกมาดีมีคุณภาพได้ เพราะเหตุว่า จำนวนแรงงานและบุคลากรของผู้รับจ้าง ย่อมมีจำนวนมากกว่าบุคลากรของที่ปรึกษางานก่อสร้างหลายเท่าตัว ดังนั้น บุคลากรของที่ปรึกษาฯ จำนวนไม่กี่คน ซึ่งเป็นตัวแทนเจ้าของโครงการ ย่อมไม่สามารถตรวจสอบงานก่อสร้างได้ทั่วถึงทุกขั้นตอนหากปราศจากระบบที่มีประสิทธิภาพ

 

ทั้งนี้ หากกล่าวถึงกระบวนการที่ควรนำมาเป็นหลักในการพัฒนาระบบ เอ็มเคแอลขอแนะนำให้ประยุกต์ใช้วงล้อ PDSA ที่หลายท่านอาจรู้จักกันดี เช่น ในการพัฒนาสัญญาจ้างก่อสร้างมาตรฐาน ผู้บริหารสามารถดำเนินการได้ดังนี้

– Plan: ร่างสัญญามาตรฐาน เพื่อให้ทีมงานของของตนนำไปใช้งาน สมมติเป็น Rev.0

– Do: ทีมงานใช้งานสัญญาดังกล่าวในการจัดจ้างโครงการที่ตนเองรับผิดชอบ

– Study: ศึกษาอยู่เป็นระยะ ๆ ว่าสัญญา Rev.0 นี้ เมื่อนำมาใช้งานแล้ว มีปัญหาใดเกิดขึ้นหรือไม่

– Act: นำผลสรุปที่ได้จากการศึกษาข้างต้น มาวิเคราะห์หาแนวทางว่า ควรจะปรับแก้หรือเพิ่มประเด็นใด

ในสัญญาอีก เพื่อช่วยป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์เช่นนี้อีกในโครงการต่อไป และควรระบุแนวทางการ

แก้ไขไว้ด้วย ถ้าสุดวิสัยแล้วยังเกิดขึ้นอีก

 

หลังจากนั้น จึงนำประเด็นที่รวบรวมได้ มาปรับร่างสัญญาเป็น Rev.1 (เป็นการเริ่มวงจร PDSA loop ที่ 2) เพื่อนำไปใช้ในงานในโครงการถัดไป และหากพบปัญหาใหม่อีก ก็นำปัญหานั้น มาวิเคราะห์ว่า สามารถปรับแก้สัญญาเพื่อช่วยป้องกันและแก้ไขในปัญหาอย่างไรได้หรือไม่ และปรับปรุง/ประกาศใช้ร่างสัญญาใน Revision ต่อไป

 

จะเห็นได้ว่า หากสัญญาถูกพัฒนาไปอย่างมีระบบเช่นนี้ จะทำให้ร่างสัญญามาตรฐานมีคุณภาพสูงขึ้น แม้ว่าจะเกิดปัญหาในระหว่างการก่อสร้าง ก็จะมีแนวทางที่ชัดเจนในการแก้ไข เนื่องจากมีการระบุข้อตกลงไว้ในสัญญาเรียบร้อยแล้ว

---

ติดตาม Knowledge Series: เมื่อที่ปรึกษาเผยหลักวิชาบริหารการก่อสร้าง ซึ่งเปิดเผยเคล็ดวิชาในการบริหารและควบคุมงานก่อสร้างให้ประสบผลสำเร็จ เขียนโดยทีมงานที่ปรึกษางานก่อสร้างเอ็มเคแอล คอนซัลแตนส์ (mkl consultants) ได้แล้ววันนี้